Politique de gestion contractuelle

OBJET :

La présente politique a pour but de donner à la municipalité certaines lignes de conduite à suivre dans la gestion des contrats d’approvisionnement, de services et de travaux de construction.

CHAMP D’APPLICATION :

Cette politique est applicable à tout contrat, y compris un contrat qui n’est pas visé à l’un des paragraphes du premier alinéa du paragraphe 1 du premier alinéa de l’article 935 ou à l’article 938.0.2 du Code municipal.

CONTENU :

La politique de gestion contractuelle vise à assurer une saine concurrence entre les personnes ou entreprises voulant contracter avec la municipalité.

Elle traite des mesures :

  1. Visant à assumer que tout soumissionnaire, ou l’un de ses représentants, n’a pas communiqué ou tenté de communiquer, dans le but de l’influencer, avec un membre du comité de sélection relativement à la demande de soumission pour laquelle il a présenté une soumission
  2. Favorisant le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le trucage des offres;
  3. Visant à assurer le respect de la loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de cette loi;
  4. Ayant pour but de prévenir les gestes d’intimidation, de trafic d’influence ou de corruption;
  5. Ayant pour but de prévenir les situations de conflits d’intérêts;
  6. Ayant pour but de prévenir toute situation susceptible de compromettre l’impartialité et l’objectivité du processus de demandes de soumissions et de la gestion du contrat qui en résulte;
  7. Visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d’autoriser la modification d’un contrat.

     

ENSEMBLE DE MESURES NUMÉRO 1 :

Mesures visant à assumer que tout soumissionnaire, ou l’un de ses représentants, n’a pas communiqué ou tenté de communiquer, dans le but de l’influencer, avec un membre du comité de sélection relativement à la demande de soumission pour laquelle il a présenté une soumission;

1.1 Un responsable en octroi de contrat doit être nommé, pour chaque appel d’offres, afin de pouvoir fournir les informations administratives et techniques concernant toute procédure d’appel d’offres aux soumissionnaires potentiels.

1.2 Tout appel d’offres doit prévoir que le soumissionnaire doit, pour tout renseignement, s’adresser uniquement au responsable en octroi de contrat dont les coordonnées apparaissent à l’appel d’offres.

1.3 Tout appel d’offres doit prévoir que, advenant qu’une personne communique ou tente de communiquer, dans le but de l’influencer, avec un des membres du comité de sélection relativement à une demande de soumissions pour laquelle elle, ou une personne qu’elle représente, a présenté une soumission, cette soumission pourra être rejetée.

1.4 Tout soumissionnaire doit déclarer, par un écrit qu’il doit joindre à sa soumission, que ni lui, ni aucun collaborateur ou employé n’a communiqué ou tenté de communiquer avec un membre du comité de sélection, autre que le responsable en octroi de contrat, dans le but de l’influencer ou d’obtenir des renseignements relativement à l’appel d’offres.  Le défaut de produire cette déclaration a pour effet d’entraîner le rejet de la soumission.

ENSEMBLE DE MESURES NUMÉRO 2 :

Mesures favorisant le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le trucage des offres.

2.1 Informer et sensibiliser les employés et les membres du conseil relativement aux normes de confidentialité.

2.2 Assurer la formation des employés et des membres du conseil relativement aux normes de confidentialité.

2.3 Insérer dans tout document d’appel d’offres une mesure relative aux pratiques anticoncurrentielles.  La mesure est ce qui suit :

« Le fournisseur, du seul fait du dépôt de sa soumission, déclare ne pas avoir, dans le contexte du présent appel d’offres, agi à l’encontre de la Loi fédérale sur la concurrence (L.R., 1985, ch. C-34), laquelle stipule notamment que constitue un acte criminel le fait de participer à un trucage des soumissions, à savoir :

• l’accord ou arrangement entre plusieurs personnes par lequel au moins l’une d’elles consent ou s’engage à ne pas présenter de soumission en réponse à un appel d’offres;

• la présentation de soumissions qui sont le fruit d’un accord ou arrangement entre plusieurs soumissionnaires.

Le fournisseur déclare, en conséquence, qu’il n’y a pas eu, en contravention de la Loi précitée, de communication, d’entente ou d’arrangement avec un concurrent relativement aux prix, aux méthodes, aux facteurs ou aux formules pour établir les prix, à la décision de présenter ou de ne pas présenter une soumission ainsi qu’à la présentation d’une soumission qui ne répond pas aux spécifications de l’appel d’offres.

Le truquage des soumissions est une pratique commerciale illégale suivant la Loi fédérale sur la concurrence (L.R., 1985, ch. C-34).  Il s’agit en soi d’une forme de fixation des prix.  Quiconque participe à un truquage de soumissions commet un acte criminel et encourt, sur déclaration de culpabilité, l’amende que le tribunal estime indiquée et un emprisonnement maximal de quatorze (14) ans, ou l’une de ces peines.»

ENSEMBLE DE MESURES NO 3 :

Mesures visant à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbysme et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de cette loi.

3.1 Tout membre du conseil ou tout employé doit s’assurer que toute personne qui communique avec lui aux fins de l’obtention d’un contrat que celle-ci est inscrite au registre des lobbyistes prévu par la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme.

3.2 Tout soumissionnaire doit déclarer, par un écrit qu’il doit joindre à sa soumission, que ni lui, ni aucun de ses collaborateurs ou employés, ne s’est livré à une communication d’influence aux fins de l’obtention du contrat ou, si telle communication d’influence a eu lieu, elle a été faite dans le respect de la loi sur le lobbyisme en rapport avec cet appel d’offres.  Le défaut de produire cette déclaration a pour effet d’entraîner le rejet de la soumission.

3.3 Le directeur général doit suivre une formation sur la loi et s’assurer d’informer les élus et le personnel administratif de la loi en matière de lobbyisme.

ENSEMBLE DE MESURES NO 4 :

Mesures ayant pour but de prévenir les gestes d’intimidation, de trafic d’influence ou de corruption.

4.1 Limiter le plus possible les visites de chantier en groupe, en offrant des plans et devis les plus complets possible.

4.2 Tout soumissionnaire doit déclarer, par un écrit qu’il doit joindre à sa soumission, que ni lui ni aucun de ses collaborateurs ou employés ne s’est livré à des gestes d’intimidation, de trafic d’influence ou de corruption en regard du présent contrat.  Le défaut de produire cette déclaration a pour effet d’entraîner le rejet de la soumission.

ENSEMBLE DE MESURES NO 5 :

Mesures ayant pour but de prévenir les situations de conflits d’intérêts.

5.1 Chaque membre du comité de sélection doit remplir un engagement solennel à juger les offres avec impartialité et éthique.

5.2 Déléguer au directeur général la responsabilité de constituer le comité de sélection.

5.3 Tout soumissionnaire ou représentant du soumissionnaire, doit déclarer par un écrit qu’il doit joindre à sa soumission, qu’il n’existe aucun lien suscitant ou susceptible de susciter un conflit d’intérêts entre lui ou un de ses collaborateurs ou employés et un membre du conseil ou un fonctionnaire municipal dans la présente soumission.  Le défaut de produire cette déclaration a pour effet d’entraîner le rejet de la soumission.

ENSEMBLE DE MESURES NO 6 :

Des mesures ayant pour but de prévenir toute autre situation susceptible de compromettre l’impartialité et l’objectivité du processus de demandes de soumissions et de la gestion du contrat qui en résulte.

6.1 Ne pas divulguer le nom des membres du comité de sélection avant que l’évaluation des offres ne soit entièrement complétée.

6.2 Un responsable en octroi de contrat doit être nommé pour chaque appel d’offres afin de pouvoir fournir les informations administratives et techniques concernant toute procédure d’appel d’offres aux soumissionnaires potentiels.

6.3 Tout soumissionnaire doit déclarer, par un écrit qu’il doit joindre à sa soumission, que ni lui, ni aucun collaborateur ou employé, n’a communiqué ou tenté de communiquer avec un membre de l’organisme municipal, autre que le responsable en octroi de contrat, dans le but de l’influencer ou d’obtenir des renseignements relativement à l’appel d’offres.  Le défaut de produire cette déclaration a pour effet d’entraîner le rejet de la soumission.

ENSEMBLE DE MESURES NO 7 :

Mesures visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d’autoriser la modification d’un contrat.

7.1 Toute directive de changement doit obligatoirement être autorisée par le directeur général de la municipalité en plus de l’ingénieur ou du consultant responsable du contrat.  Le directeur pourra autoriser des directives de changements pour un maximum de 10 % du coût du contrat.  Tout dépassement du 10 % devra être autorisé par une résolution du conseil.

7.2 Tenir des réunions de chantier régulièrement pour assurer le suivi des contrats.

 
Adoptée par le Conseil municipal de Sainte-Justine-de-Newton à la séance ordinaire du 14 décembre 2010 par la résolution numéro 10-12-15.

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